26 Nov N’hésitez plus : digitalisez vos entretiens
Pourquoi digitaliser vos entretiens ?
Un logiciel de gestion des entretiens n’enrichit pas le contenu de vos entretiens et ne les fait à votre place.
Mais, en vous libérant, vous et vos managers, de la lourdeur logistique liée à la gestion administrative des campagnes, il vous permet de consacrer plus de temps à organiser et analyser les entretiens ainsi qu’à suivre les objectifs et les demandes des collaborateurs.
Comment ça marche ?
- Créer et personnaliser les formulaires d’entretiens
Vous créez vos propres formulaires : structure du formulaire, sections, questions, modes d’évaluation (étoiles, échelles, listes de valeurs, cases à cocher, texte libre …) ; entretiens d’évaluation, professionnels, enquêtes, etc.
- Fixer et suivre des objectifs
Vous fixez et suivez les objectifs : collectifs ou/et individuels ; choix de la période d’évaluation ; suivi au jour le jour de la progression des objectifs
- Organiser et suivre vos campagnes
Vous lancez des campagnes en 3 clics : vous envoyez, via l’application, le formulaire choisi aux salariés concernés, fixez les échéances, suivez l’avancement des entretiens via un tableau de bord, procédez aux relances.
- Définir le circuit de validation et fluidifier les échanges
Vous suivez les entretiens de manière simple et efficace grâce au circuit de validation mis en place dans votre entreprise : le salarié prépare l’entretien, le manager mène l’entretien et complète le formulaire directement dans l’application, le responsable RH analyse et exploite l’entretien.
Quels bénéfices ?
- Gagner incontestablement en temps et en efficacité
La gestion traditionnelle des entretiens est une tâche particulièrement chronophage. En outre, après l’envoi des trames, la visibilité sur l’avancement de la campagne est quasi nulle et il est nécessaire de relancer régulièrement tant les managers que les collaborateurs. L’exploitation des données est très fastidieuse.
Les solutions de digitalisation des entretiens permettent de gagner considérablement en efficacité. Elles permettent de lancer des campagnes en quelques clics seulement. Surtout, ces outils permettent de suivre l’état d’avancement de la campagne : où en sont les managers ? Les collaborateurs ?
Les salariés et les managers n’ont pas besoin d’imprimer le formulaire pour préparer l’entretien ; ils peuvent le compléter directement dans la solution.
- Respecter les obligations légales
Depuis mars 2014, l’entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire entre le collaborateur et l’employeur, tous les 2 ans à compter de la date d’embauche du salarié ; il porte sur les perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualification et d’emploi. Un entretien « état des lieux », récapitulatif du parcours professionnel du salarié », doit être réalisé à l’issue de la 6ème année.
Ce type d’entretien peut être mené aisément grâce aux modèles de trame proposés et aux outils de planification. Ainsi, vous êtes sûrs de ne pas vous exposer à des sanctions.
- Améliorer l’expérience des collaborateurs et des managers
La digitalisation est un bon outil d’amélioration de l’expérience des collaborateurs qui apprécient l’usage d’outils numériques. Ils peuvent par exemple s’auto-évaluer et faire ainsi valoir leurs compétences, suivre leurs demandes, accéder facilement à leurs entretiens précédents, proposer des objectifs.
Du côté des managers, ces derniers ont sous les yeux leur préparation et celle de leurs collaborateurs au moment de l’entretien. Les échanges sont donc plus fluides et la prise de notes moins importante.
Ils gagnent un temps précieux dans l’exercice de leur mission et peuvent suivre les objectifs de leur équipe en temps réel.
- Augmenter la performance
L’étude du Professeur Gail Matthews sur la performance (Dominican University, 2017) démontre que les collaborateurs qui suivent régulièrement leurs progrès avec leur manager atteignent mieux leurs objectifs que ceux qui ne le font pas (+40%).
La gestion dématérialisée des entretiens favorise une conversation continue entre le manager et le collaborateur sur la réalisation des projets en cours et des objectifs, favorisant ainsi la performance.
Elle crée aussi les conditions idéales pour mettre en place un plan d’actions RH.
- Collecte des souhaits de formation, d’évolution
- Etat des lieux des compétences des collaborateurs pour envisager des mobilités internes ou prioriser des formations
- Remontée des sujets irritants, des difficultés rencontrées permettant de mettre en place une politique RH pertinente et d’améliorer le climat social
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