16 Déc Prendre en charge les frais de repas
Comment prendre en charge les frais de repas des salariés ?
Quelles conditions et modalités respecter pour que les remboursements ou allocations versés soient exonérés ?
Ci-dessous un rappel des règles et des limites d’exonération à jour des valeurs 2022
Indemniser les frais de repas : Barème et conditions d’exonération
En matière de frais de restauration, il convient de distinguer les frais de repas au restaurant, les frais de repas en dehors du lieu de travail et les frais de repas sur le lieu de travail.
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Indemnités
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Limites d'exonération
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2019
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2020
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2021
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2022
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1) Repas au restaurant
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18,80€
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19,00 €
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19,10 €
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19,40 €
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2) Restauration hors des locaux, Paniers de chantier
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9,20 €
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9,30 €
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9,40 €
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9,50 €
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3) Restauration sur le lieu de travail (paniers de jours, de nuit...)
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6,60 €
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6,70 €
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6,70 €
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6,80 €
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- Repas au restaurant
L’employeur peut prendre en charge les frais de repas au restaurant du salarié lorsque celui-ci est en déplacement professionnel, c’est-à-dire empêché de regagner son domicile ou son lieu de travail. Ces frais peuvent être pris en charge sur la base des frais réellement engagés par le salarié (justificatif à l’appui), sur la base des frais réels mais dans la limite d’un plafond fixé par l’entreprise, via une allocation forfaitaire exonérée de cotisations sociales et d’impôt dans une limite fixée chaque année.
- Frais de restauration hors des locaux de l’entreprise
Lorsque le salarié est en déplacement professionnel hors des locaux de l’entreprise, que ses conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu de travail et qu’il n’est pas démontré que les circonstances ou les usages de la profession l’oblige à prendre ses repas au restaurant, l’employeur prend en charge les frais de repas du salarié via une allocation forfaitaire appelée aussi panier de chantier, exonérée de cotisations sociales et d’impôt dans la limite mentionnée au tableau. Il s’agit notamment des salariés occupés sur des chantiers, des entrepôts, des ateliers extérieurs.
- Salariés sédentaires contraints de prendre leur repas sur le lieu de travail
Lorsque le salarié est contraint de prendre une collation ou un repas sur son lieu de travail en raison de conditions particulières d’organisation ou d’horaires de travail (travail en équipe, posté, continu, en horaire décalé, de nuit), l’employeur peut prendre en charge ses frais de repas via une indemnité de panier. Il convient de considérer que les circonstances de fait sont établies chaque fois que le temps de pause se situe en dehors de la plage horaire fixée pour les autres salariés de l’entreprise ou que le salarié dispose d’au plus d’une ½ heure pour déjeuner entre 12H et 14H.
Attention
- Les frais de repas ne peuvent être pris en charge via une prime de panier que si le salarié est soumis à des conditions particulières d’organisation ou d’horaire de travail. Des indemnités de panier versées à du personnel sédentaire travaillant dans des conditions normales constituent un avantage en nature soumis à cotisations sociales.
- Les allocations forfaitaires versées aux salariés sont réputées utilisées conformément à leur objet à condition que l’employeur puisse démontrer les circonstances de fait.
Attribuer des tickets restaurant
L’employeur peut prendre en charge les frais de repas des salariés sédentaires travaillant dans des conditions normales par le biais d’attribution de tickets restaurant.
Modalités d’attribution
- Il s’agit d’un dispositif facultatif
- Si l’employeur décide de mettre en place les titres-restaurant, il doit en faire bénéficier tous les salariés, y compris les stagiaires. Il peut toutefois fixer des conditions différenciées dès lors qu’elles se fondent sur des critères objectifs excluant toute discrimination.
- Les titres-restaurant sont attribués pour chaque jour travaillé et à condition que le repas soit compris dans l’horaire de travail journalier.
Conditions d’exonération
L’employeur détermine librement le montant de la valeur libératoire des titres-restaurant qu’il octroie à ses salariés. Toutefois, la contribution patronale est exonérée de cotisations sociales sous 2 conditions :
- être comprise entre 50% et 60% de la valeur nominale du titre ;
- ne pas excéder la limite maximale d’exonération fixée chaque année
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2020
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2021
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2022
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|---|---|---|---|
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Exonération max. de la participation patronale aux titres-restaurant
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5,55 €
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5,55 €
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5,69 €
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Valeur du titre ouvrant droit à l’exonération max. si prise en charge employeur = 60%
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9,25 €
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9,25 €
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9,48 €
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Valeur du titre ouvrant droit à l’exonération max. si prise en charge employeur = 50%
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11,10 €
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11,10 €
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11,38 €
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Mettre à disposition un restaurant d’entreprise
Lorsque l’employeur met à la disposition de ses salariés un restaurant d’entreprise, la contribution patronale de l’employeur est exonérée à condition que la participation du salarié au prix du repas soit au moins égale ou supérieure à 50% de la valeur forfaitaire de l’avantage en nature nourriture. Contrairement aux titres-restaurant, la condition d’exonération porte sur la part salariale.
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2020
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2021
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2022
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|---|---|---|---|
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Avantage en nature repas
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4,90 €
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4,95 €
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5,00 €
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Exemples
Pour l’année 2021, l’entreprise accorde une subvention de 9€ maximum.
- Le salarié a un plateau repas d’un montant de 11 euros. Le salarié prend en charge au minimum 2,48 euros (4,95€ x 50%) ; l’employeur la différence soit 8,52 euros.
- Le salarié a un plateau repas d’un montant de 17 euros. L’employeur va contribuer à hauteur de 9€ et le salarié va payer la différence soit 8 euros.
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